Os empreendedores costumam ver a contabilidade como comer brócolis - eles sabem que é bom para eles, mas terrivelmente desagradável. O objetivo é avançar sem engasgar ou pensar muito sobre isso.

Isso é lamentável, porque uma contabilidade eficaz é um ingrediente silencioso do sucesso empresarial. Artigos sobre marketing e liderança roubam as manchetes, mas empresas sólidas têm uma abordagem sólida para contabilidade, quase sem exceção.

Recentemente, testemunhei o colapso virtual de uma empresa promissora com uma bela linha de produtos, um site arrojado e um proprietário que sabia fazer networking. A principal falta era um bom sistema de custeio do trabalho para mostrar o verdadeiro custo de cada produto fabricado.

Esse é um exemplo extremo. A maioria das decisões contábeis ruins leva a perdas sutis, não um desastre rápido. Eles drenam o empreendimento lentamente, o que dificulta a detecção de vazamentos.

Como você pode saber se a abordagem contábil de sua empresa está funcionando ou não? Para ajudar a responder a isso, eu reuni uma lista de abordagens equivocadas de contabilidade. Esta lista é baseada na experiência “in-the-trenches” como CPA / consultor financeiro por aprox. 20 empresas privadas na última década. É principalmente para empresas de médio porte (15-20 funcionários ou mais), mas pode ser útil para empresas menores que pretendem crescer.

10 maneiras de desperdiçar dinheiro na contabilidade e sufocar o crescimento

1. Negligenciar o fechamento do mês

Um “fechamento” é quando você analisa formalmente cada linha de seu balanço e faz as correções necessárias. No final, o período revisado é bloqueado, portanto não pode ser alterado. Idealmente, isso é feito mensalmente, o mais rápido possível após o final do mês.

Por que o fechamento do mês é necessário?

1. Uma declaração de renda só pode ser precisa se o balanço patrimonial for preciso . Mesmo que você não entenda o porquê, apegue-se a este conceito e não o esqueça. A maioria das linhas em uma demonstração de resultados ocorre sem muita reflexão (por exemplo, faturas de clientes preenchem automaticamente a linha de receita), mas gerar um balanço patrimonial limpo exige esforço e revisão manuais.
2. Sem um fechamento formal, o resultado financeiro nunca é final . Eu vi contadores voltarem mesmo meses depois e fazer ajustes significativos nos meses anteriores. Nesse ambiente, as finanças mensais perdem o sentido porque todos sabem que vão mudar.
3. Um fechamento formal chama a atenção para os resultados mensais . Em uma empresa que tem um fechamento formal em tempo hábil, os proprietários aguardam a data de fechamento e os números finais. Esse foco nos resultados leva a melhores decisões financeiras e reação oportuna às tendências.

Deixar de realizar um fechamento formal de mês é uma das melhores maneiras de paralisar ou até mesmo afundar um negócio. Se ninguém na empresa tiver tempo ou experiência para fazer o fechamento, o trabalho pode ser facilmente terceirizado .

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2. Desenvolver programas complexos de incentivos

Muitas empresas estão cometendo esse erro e nem mesmo percebem. Isso ocorre porque os programas de incentivo tendem a evoluir com o tempo e só gradualmente se transformam em uma bagunça.

Aqui estão alguns exemplos comuns do que estou falando:

1. O gerente de vendas desenvolve programas de descontos personalizados para vários clientes . Um cliente recebe 1% de volta em todas as compras (pagável a cada trimestre). O próximo cliente recebe um desconto (pagável anualmente) igual a 2% das compras, mas apenas nas faturas pagas em 20 dias. O próximo cliente ganha um desconto de 3% em pedidos acima de US $ 50.000 e é um crédito em vendas futuras, não um desconto em dinheiro.
2. O supervisor da loja implementa um bônus de produção que é calculado usando uma média ponderada de eficiência de trabalho, quantidade de retrabalho e o número de acidentes de trabalho. Os trabalhadores recebem um bônus mensal com base nesta fórmula complexa.
3. A equipe de vendas tem um arranjo selvagem de acordos de comissão . Bill recebe uma comissão de 2% sobre tudo, Tom ganha 2% apenas sobre os trabalhos que cotou e vende, enquanto Gary ganha 3% somente depois de atingir $ 1.000.000 em vendas acumuladas no ano.

O que cada um desses arranjos tem em comum? Eles são um pesadelo contábil. Na maioria dos casos, é impossível rastrear esses incentivos automaticamente. Planilhas complexas e imprecisas são desenvolvidas para realizar os cálculos. Tempo é perdido discutindo os dados, verificando sua precisão e fazendo alterações.

Se esses processos ineficientes estivessem acontecendo abertamente em uma linha de montagem, eles seriam simplificados quase imediatamente. Mas escondidos nas telas dos computadores do departamento de contabilidade, eles continuam desperdiçando recursos por anos.

Um caso de negócios poderia ser feito para cada um desses arranjos? Sim. A melhor pergunta é: um arranjo mais simples e otimizado poderia atingir o mesmo resultado comercial? Freqüentemente, a resposta é um sonoro sim!

3. Use dois ou mais sistemas de contabilidade separados

A maioria programas de software de contabilidade são projetados com contadores em mente, não gerentes de operações. Mesmo os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) completos de seis dígitos tendem a ser horríveis na programação de tarefas, no rastreamento do consumo de materiais ou no atendimento de pedidos em uma instalação de produção.

Devido a essas deficiências, às vezes são usados ​​programas separados para preencher as lacunas. Por exemplo, o gerente de operações pode usar o Microsoft Project para agendamento. O supervisor de produção pode ter um programa específico do setor com belos painéis que monitoram o progresso do trabalho, bem como a frequência e a eficiência do trabalho.

Por que isso é um problema? Toda atividade financeira “real” ocorre no software de contabilidade. Faturas e pagamentos de clientes, contas e pagamentos de fornecedores, folha de pagamento etc. acontecem no lado contábil. As demonstrações financeiras fluem do software de contabilidade.

No entanto, nos exemplos acima, as principais contas de balanço, como estoque e trabalho em andamento, dependem de dados desses sistemas separados. Sem um vínculo confiável com o software de contabilidade, itens significativos podem ser perdidos.

Aqui está uma pequena ilustração desse grande problema. Digamos que um pedido de $ 20.000 seja concluído em 30 de novembro e enviado em 1º de dezembro. Com base nos tickets de entrega, o departamento de contabilidade fatura corretamente o cliente $ 20.000 em 1º de dezembro.

Para concluir as finanças de novembro, o CFO pede ao supervisor de produção uma lista de trabalhos na oficina que foram concluídos, mas não enviados em 30 de novembro. Infelizmente, o supervisor de produção acidentalmente marcou o trabalho de $ 20.000 como 'enviado' em novembro 30 no banco de dados separado. A lista fornecida ao CFO não inclui este trabalho de $ 20.000. O trabalho não funcionou.

O resultado financeiro de novembro será ruim porque a despesa com o trabalho é em novembro, mas a receita é em dezembro. O relatório do supervisor teria corrigido a situação, mas o relatório era impreciso. As finanças de dezembro também estarão incorretas porque estão carregadas com $ 20.000 de lucro puro.

Este exemplo é a ponta do iceberg. Múltiplos bancos de dados criam o potencial de erro e imprecisão em tudo, desde despesas de mão-de-obra a estoque em andamento, contas a receber e contas a pagar.

A solução ideal é o melhor sistema ERP da categoria que atenda às necessidades de contabilidade e operações. Como isso geralmente não é possível, o Plano B é uma ampla colaboração entre contabilidade, operações e TI. A missão desse grupo é desenvolver uma maneira confiável de obter dados precisos do software de operações para o software de contabilidade. A solução não é necessariamente um link de dados. Pode ser um processo automatizado que garante que nada caia pelas rachaduras. O processo não deve depender da competência humana.

De todos os pontos deste artigo, este pode ser o mais difícil. É uma das maiores ameaças à precisão financeira, e não existe um “botão fácil” para resolver o problema.

4. Pagar a mais para entrada de dados

Se você precisar inserir mais de 5 números manualmente, encontre uma maneira melhor . Esse lema pode nem sempre ser alcançável, mas é um bom objetivo.

O software de contabilidade é como uma máquina gigante que:

1. Recebe dados.
2. Aperta.
3. Gera relatórios significativos.

Cada etapa desse processo deve ser tão automatizada quanto possível, para que o departamento financeiro possa gastar seu tempo analisando os relatórios significativos.

Com as soluções fintech disponíveis hoje, a entrada de dados pode ser quase totalmente automatizada (por exemplo, por meio de feeds de banco e cartão de crédito vinculados a software de contabilidade online). Mesmo processos complexos, como processamento de folha de pagamento e relatórios podem ser totalmente automatizados ou terceirizados (por exemplo Gosto folha de pagamento).

AVISO IMPORTANTE: A AUTOMAÇÃO DEVE NÃO RELATÓRIOS SIGNIFICATIVOS DO TRUMP.

Aqui está um exemplo dessa advertência. Digamos que haja um programa de software de contabilidade online que pode automatizar totalmente a entrada de dados, mas não é capaz de produzir relatórios de custo de trabalho precisos. Mudar para esse tipo de software não seria aconselhável se você for uma empresa voltada para o trabalho.

Mesmo assim, muitas vezes há oportunidades para otimizar sem mudanças dramáticas. Muitos contadores são perfeccionistas. Eles preferem uma rotina confortável em vez de experimentação. Os processos contábeis tendem a se tornar ineficientes e manuais.

Como proprietário de uma empresa, pode ser útil sentar-se com sua equipe de contabilidade e perguntar se você pode observar o que eles fazem. Você aprenderá muito sobre contabilidade e talvez realmente ajude no processo. Imagine que você está no jardim de infância (talvez nem precise fingir!) E alegremente ajude-os a questionar cada etapa. Pergunte quais recursos seriam necessários para agilizar etapas particularmente demoradas.

O dinheiro gasto em análise e planejamento financeiro geralmente é dinheiro bem gasto. O dinheiro gasto na entrada de dados ineficiente é simplesmente desperdiçado.

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5. Pagamento insuficiente para detalhes de custo do projeto

Recentemente, testemunhei dois exemplos desse ponto importante. A primeira foi a empresa que mencionei no início que quase faliu por falta de um bom sistema de custeio de obras.

O outro exemplo foi uma combinação bem-sucedida de manufatura / varejo que começou a enfrentar ventos contrários e perder dinheiro. No passado, eles obtinham lucros sem um bom sistema de cálculo de custos. Mas quando os ventos contrários vieram, eles não tinham dados de produção sólidos e acabaram tomando uma decisão subjetiva de encerrar o setor de manufatura da empresa.

E se seus sentimentos estivessem incorretos e o lado da fabricação fosse o centro de lucro? Nesse caso, a falta de bons relatórios levou a uma má decisão que perdeu anos de lucros potenciais. E se a fábrica realmente estivesse perdendo dinheiro? Nesse caso, um bom relatório provavelmente teria fechado a fábrica mais cedo e poupado perdas significativas.

O custo efetivo do projeto requer mais do que software. Bons procedimentos de custeio invariavelmente reduzem a produção, o que significa que a alta administração deve apoiar a iniciativa. Alguns proprietários / gerentes afirmam buscar um bom custeio, mas ao perceber que isso diminui a produtividade, perdem a determinação.

Uma boa gestão juntamente com um bom software é a chave. A maioria dos sistemas ERP de nível 1 e 2 (especialmente plataformas específicas da indústria) lidam muito bem com o custo do projeto. No entanto, nas camadas de software mais baixas, a funcionalidade de custo do projeto tende a ser irregular. Alguns programas amplamente usados ​​como Onda e FreshBooks realmente não oferecem o custo do projeto. Outros programas afirmam oferecê-lo, mas a funcionalidade é fraca.

Se você estiver procurando por funcionalidade de custo de projeto na arena de nível básico, considere estes programas:

1. QuickBooks Online Plus ou QuickBooks Premier (versão desktop do QuickBooks)
2. Xero (mais alto nível)
3. Zoho Books
4. FINSYNC
5. Sage Business Cloud Accounting ou Sage 50cloud (versão desktop do Sage)

Ficar cego no cálculo dos custos do projeto é um erro caro. Uma empresa que não sabe o custo de seus projetos ou de suas unidades fabricadas é provavelmente uma empresa condenada. Isso é especialmente verdadeiro se a empresa pretende crescer.

6. Pagamento insuficiente para consultoria tributária

Estou surpreso com o número de proprietários de empresas que veem seu trabalho tributário como uma mercadoria que deve ser negociada com o menor custo. Mesmo os donos de empresas que reconhecem o valor de um profissional tributário superior muitas vezes se esquecem de buscar aconselhamento antes de tomar decisões importantes, até mesmo enormes.

Não sou fiscal, mas costumava ser, então sei um pouco sobre esse ponto. É verdade que existem empresas fiscais caras que oferecem pouca justificativa para seus serviços. Isso é especialmente verdadeiro para negócios do tipo proprietário, modestamente lucrativos, baseados em dinheiro. Qualquer oportunidade de planejamento existente nesses casos provavelmente seria compensada pelo alto custo do planejamento.

A maioria das empresas, porém, acaba se prejudicando por não investir em consultoria tributária. Eles pagam por essa mentalidade de duas maneiras:

1. Suas declarações de impostos são feitas incorretamente e o imposto é pago a menor (e sujeito a auditoria e penalidades) ou pago a mais.
2. Suas declarações de impostos são feitas corretamente, mas as oportunidades legais de planejamento tributário foram ignoradas.

Esteja disposto a pagar um prêmio por um consultor tributário que agrega valor por meio da estratégia. Alguns empresários desejam esse valor extra, mas não estão dispostos a pagar por ele. Isso é um erro, porque o custo extra pode ser um retorno incrível do investimento. No mínimo, a empresa terá declarações de impostos precisas com as quais banqueiros, investidores ou um futuro comprador podem confiar. Só isso já vale muito.

7. Compre software de contabilidade sem pensar sério e planejar

Este ponto é provavelmente a maneira mais fácil de desperdiçar diretamente mais dinheiro na contabilidade. Aprendi isso da maneira mais difícil em uma de minhas primeiras migrações de software. A migração acabou falhando e resultou em uma baixa de software de $ 20.000. O custo total provavelmente seria o dobro se você somar o custo dos recursos internos e a oportunidade perdida.

Essa experiência é insignificante comparada a alguns. Existem histórias de milhões de dólares desperdiçados em implementações de ERP com falha . Eu sei de pelo menos um empresa de consultoria que possui uma divisão dedicada a ajudar clientes e empresas de software em processos judiciais de implementação de ERP fracassados.

Diagrama de um sistema ERP. Fonte: WayZ Consulting

O que essas histórias de terror têm em comum? Falta de planejamento.

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O planejamento adequado inclui garantir que:

1. Você tem o melhor software para atender às suas necessidades.
2. Você tem a equipe certa a bordo para implementá-lo.
3. Todos, especialmente os gerentes de nível superior, compreendem totalmente e apóiam de todo o coração o esforço, e estão prontos para se sacrificar por ele.
4. Todos, especialmente os gerentes de nível superior, compreendem totalmente e apóiam de todo o coração o esforço, e estão prontos para se sacrificar por ele. (Esta repetição não é um erro de digitação)
5. Houve meses, até anos de reuniões e planejamento.

Esses pontos são destinados a empresas que implementam um sistema ERP de nível 1 ou 2, mas podem ser aplicados em uma escala menor até mesmo para pacotes de nível básico, como QuickBooks, Xero e Sage.

Nunca, jamais, tome uma grande decisão de software por capricho. A implementação de maior sucesso da qual fiz parte envolveu um consultor de seleção de software que recebeu US $ 25.000 simplesmente para ajuda a selecionar software e preparar a organização para um sistema ERP. Isso é mais do que o custo total do software no meu exemplo de falha. No entanto, no final, tínhamos um software funcional que atingiu nossos objetivos melhor do que qualquer implementação que eu já vi.

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As etapas de “como fazer” em torno deste ponto estão além do escopo deste artigo. Mas deixe-me ser claro - uma das melhores maneiras de desperdiçar uma quantidade incrível de dinheiro é tomar decisões rápidas sobre software e economizar na investigação e no planejamento iniciais.

8. Contrate ajuda incompetente

Este ponto pode parecer juvenil, mas eis porque não é. A maioria dos empresários entende o lado operacional de seus negócios extremamente bem. Eles podem dizer rapidamente quando um funcionário de operações não está bem.

Do lado contábil, não é tão fácil. Se você não entende de contabilidade, como saber se seu controlador ou contador não é competente?

Além disso, muitas vezes existem várias maneiras legítimas de abordar qualquer situação contábil. Acho comum que um profissional de finanças critique a maneira de fazer as coisas de outro profissional. Muitas vezes esse “jeito de fazer” é totalmente aceitável, mas o primeiro profissional não tem a mente aberta o suficiente para apreciá-lo.

Como então um empresário pode saber se um contador é competente?

1. Maximize as referências antes de contratar . Empregadores anteriores e colegas de trabalho anteriores terão um senso de competência. Os banqueiros e contadores fiscais que receberam relatórios do seu candidato também podem servir como referências não tendenciosas valiosas.
2. Utilize um CFO contratado humilde e altamente qualificado para revisar sua operação como um show único ou por algumas horas por mês. CFOs de contrato são expostos a várias empresas e têm uma boa noção do que é aceitável.

Eu enfatizo a palavra humilde . Pode ser muito delicado ter uma crítica profissional de fora de sua equipe. O CFO terceirizado não deve ser alguém que sente a necessidade de provar seu próprio valor encontrando falhas. Além disso, o CFO deve ser claramente mais experiente do que sua equipe de alto nível. Simplesmente não funcionará para trazer um igual.

O CFO revisor deve estar disposto a compreender totalmente a operação antes de criticá-la. Já experimentei situações em que minha reação inicial foi de descrença nas ineficiências e ineficácia da equipe de contabilidade, apenas para perceber, após uma investigação mais aprofundada, que não estavam tão distantes quanto eu pensava.

Eu brevemente fui consultor de uma pequena empresa de construção cujos livros foram um desastre completo. Eles contrataram uma firma de contabilidade para fazer o trabalho e, aparentemente, receberam um membro muito pobre da equipe. Foi tão ruim que sugeri que talvez a melhor opção fosse simplesmente começar de novo.

O infeliz proprietário arcou com as despesas da própria ajuda incompetente, as despesas para consertar a bagunça e o custo de oportunidade de informações imprecisas. Infelizmente, não tenho certeza se o proprietário realmente percebeu que tinha um problema significativo.

9. Trate o Departamento de Contabilidade como um Centro de Escrituração em vez de um Centro de Lucro

Você desperdiçará dinheiro de duas maneiras com esta abordagem:

1. Boa ajuda vai embora constantemente, e salários significativos de integração serão desperdiçados cada vez que alguém novo é contratado.
2. As pessoas que ficarem se sentirão esmagadas e, eventualmente, desistirão de tentar melhorar as coisas.

Este ponto é um companheiro do Ponto 8. Parte da contratação de ajuda competente é tratar a função de contabilidade com respeito. Quando você e sua equipe de contabilidade estão entusiasmados em minimizar a entrada de dados (consulte o Ponto 4) e maximizar o planejamento financeiro e a análise de dados, o conceito de centro de lucro ganha vida e a equipe se sente capacitada.

10. Procrastinar.

Existem pelo menos três maneiras pelas quais a procrastinação desperdiça dinheiro:

1. Oportunidade perdida . Em finanças, quase tudo o que está atrasado resulta em oportunidades perdidas. Por exemplo, digamos que as finanças de março sejam concluídas em junho. As finanças de março indicam a necessidade de ajustar os preços. Já se passaram três meses de vendas (e perdas desnecessárias).
2. Penalidades e retrabalho . As multas e taxas de arquivamento atrasadas são exemplos diretos disso. Mas também há uma “penalidade de tempo” paga quando você finaliza as coisas meses depois de terem acontecido. À medida que a memória se desvanece, torna-se demorado reconstruir situações do passado distante.
3. Incentivo perdido para encontrar soluções . O trabalho atrasado geralmente se torna uma crise que deve ser concluída às pressas. Em uma situação de pressa, ninguém encontra soluções para os problemas. Em vez disso, o objetivo é fazer o mais rápido possível. As ineficiências continuam, o que faz com que a próxima rodada de trabalho seja atrasada e apressada novamente, criando um ciclo vicioso.

Ninguém é perfeito, mas operações bem executadas alocam recursos para fazer as coisas da maneira certa e no prazo. Os procrastinadores, por outro lado, pagam dinheiro de verdade para alimentar seu hábito de procrastinação.

O que é bom para você não precisa ser desagradável

Este artigo começou comparando a contabilidade ao brócolis - bom para você, mas terrivelmente desagradável.

Não tem que ser assim. Uma empresa que adota a abordagem adequada em relação à contabilidade descobrirá que ela pode ser um centro de lucro estimulante. À medida que isso se torna realidade, a parte “boa para você” da contabilidade melhora e a parte desagradável vai embora.

Se alguém puder fazer o mesmo com o brócolis, por favor me avise!

Compreender o básico

O que significa o fechamento do mês?

Um “fechamento” ocorre quando cada linha de um balanço patrimonial é revisada formalmente e todas as correções necessárias são feitas. A demonstração de resultados também é revisada e corrigida conforme necessário. No final, o mês revisado é bloqueado no software de contabilidade, de forma que as transações não podem ser alteradas.

O que faz um consultor tributário?

Um consultor tributário ajuda as empresas a estruturar suas transações para serem o mais eficientes em termos fiscais possível. Um consultor tributário (talvez mais conhecido como consultor tributário) também costuma ser responsável por preparar as declarações de imposto de renda da empresa.

Por que a contabilidade é tão importante?

Resultados de contabilidade adequados em relatórios financeiros (por exemplo, balanço e demonstração de resultados) que a gestão usa para tomar decisões informadas sobre a direção da empresa. Sem relatórios financeiros precisos, a equipe de gerenciamento fica reduzida a tomar decisões com base em sentimentos e melhores suposições.