Sumário executivo

Os relatórios financeiros geralmente são menos úteis para os gerentes. Uma reinicialização do plano de contas pode consertar isso.

• As equipes de contabilidade tendem a se concentrar em fazer as coisas 'da maneira certa', em vez de perguntar aos leitores das demonstrações financeiras o que eles desejam ver.
• Não foi dada atenção suficiente ao desenvolvimento do plano de contas, que é a base dos relatórios financeiros.
• Uma reinicialização do plano de contas executada corretamente resolverá os dois problemas. Felizmente, mesmo uma reinicialização em escala total não requer uma quantidade astronômica de tempo ou energia.

O que é um plano de contas e por que ele é importante?

• O plano de contas é como uma estrutura de prateleiras e caixas de armazenamento em um depósito. As contas são as 'caixas' específicas que mantêm as transações contábeis. O plano de contas é simplesmente a lista organizada de todas as caixas e prateleiras.
• As demonstrações financeiras de final de mês (balanço e demonstração de resultados) simplesmente resumem e agrupam os saldos que estão nas contas individuais no final do mês.
• Conseqüentemente, as demonstrações financeiras não podem ser mais detalhadas ou informativas do que a estrutura do plano de contas subjacente.

Sete etapas para construir o plano de contas perfeito

1. Crie as contas para gerenciamento, não para fins de GAAP e impostos.
2. Defina a margem bruta corretamente.
3. Pense bem nos custos indiretos.
4. Organize as despesas operacionais para refletir as preferências do proprietário e corresponder ao nível de detalhes do orçamento.
5. Use números de contas, se ainda não o fez.
6. Considere contas separadas para entradas importantes no final do mês.
7. Maximize a funcionalidade do seu software de contabilidade.

“A mão de obra no custo das mercadorias vendidas parece loucura. Eu sei que não pagamos muito em mão de obra este mês. Você pode me mostrar uma análise do que vai nesse número? ”

“Temos mais assinaturas do que podemos contar agora - Slack, Office 365, Xero, Bill.com, Calendly, Zoho CRM, Trello - e estamos nos inscrevendo para novas a cada mês! Você pode me mostrar nosso gasto mensal total com isso? ”

“Só quero ver uma demonstração de resultados que corresponda ao nosso orçamento. Faça uma viagem. Em nosso orçamento, é dividido por hospedagem, passagem aérea, transporte terrestre, etc. Quando olho para a declaração de renda, tudo que vejo é um número - viagens, e isso mostra que excedemos o orçamento. Quero ver os detalhes, então sei por quê. ”

“Todos esses detalhes são ótimos, mas o que eu realmente quero é um relatório de uma página que mostre nossas vendas, margem bruta e talvez 10 categorias de despesas gerais (departamento de contabilidade, departamento de vendas etc.), tudo em um belo resumo limpo. ”

Esses são sentimentos familiares para qualquer pessoa que já assistiu a algumas reuniões financeiras. A discussão flui e inevitavelmente alguém diz “Seria bom se pudéssemos ver ...” O CFO fica com uma expressão exasperada no rosto e escreve a solicitação em seu bloco de notas. “Vou ver o que posso fazer”, dizem secamente.

A verdade é que eles provavelmente não têm certeza de por onde começar.

É bastante comum que os relatórios financeiros fiquem aquém das expectativas dos executivos. Sugiro duas razões para isso:

1. As equipes de contabilidade tendem a se concentrar em fazer as coisas da 'maneira certa', em vez de perguntar o leitores das demonstrações financeiras o que eles querem ver. Isso equivale a construir uma casa para alguém sem perguntar como eles querem que seja construída.
2. Não foi pensado o suficiente no desenvolvimento do plano de contas, que é o Fundação de relatórios financeiros . Isso é equivalente a construir uma casa de terra em vez de concreto.

Uma reinicialização do plano de contas executada corretamente resolverá os dois problemas. Felizmente, mesmo uma reinicialização em escala total não requer uma quantidade astronômica de tempo ou energia. Na verdade, eu sugiro que é a melhor e mais eficaz maneira de elevar os relatórios financeiros de sua organização para o próximo nível .

O que é um plano de contas e por que é importante?

Recentemente, estava ajudando o proprietário de uma empresa de tecnologia a melhorar seus relatórios financeiros. “Abra seu plano de contas”, eu disse a ele.

“Acho que nunca pensei nisso”, ele me disse enquanto examinávamos suas contas. Eu podia ver as lâmpadas acendendo enquanto mostrava a ele como suas linhas de fatura de vendas estavam todas configuradas para fluir para uma única conta de vendas em seu plano de contas. Com uma estrutura de conta tão simplista, suas finanças não foram capazes de fornecer detalhes sobre seus cinco fluxos de receita distintos.

O plano de contas é como uma estrutura de prateleiras e caixas de armazenamento em um depósito. Pense em uma empresa de hardware de computador que recebe um fluxo constante de desktops, laptops e impressoras. Se o depósito for bem organizado, uma remessa de laptops Dell que chega será encaminhada para um bin específico no Seção Dell do área do laptop do armazém. Dessa forma, quando um cliente pede um laptop Dell, os funcionários do depósito podem recuperá-lo com rapidez e facilidade.

Se o depósito não tivesse escaninhos ou prateleiras, mas apenas três salas enormes - uma para desktops, laptops e impressoras - rastrear ou recuperar qualquer coisa seria um pesadelo.

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As contas são as “caixas” específicas que mantêm as transações contábeis. O plano de contas é simplesmente a lista organizada de todas as caixas e prateleiras. Para ilustrar, quando a empresa de informática registra a venda do laptop Dell no exemplo acima, o contador irá para a seção Receita do plano de contas e colocará o valor da venda na conta Vendas-Laptops, ou talvez Vendas-Laptops- Laptops Dell se o plano de contas da empresa for mais detalhado.

As demonstrações financeiras de final de mês (balanço e demonstração de resultados) simplesmente resumem e agrupam os saldos que estão nas contas individuais no final do mês. Conseqüentemente, as demonstrações financeiras não podem ser mais detalhadas ou informativas do que a estrutura do plano de contas subjacente.

Meu cliente de tecnologia tinha uma grande “sala” para todas as vendas, sem caixas e prateleiras. Sua declaração de renda de fim de mês não poderia ser mais detalhada do que aquela única conta. À primeira vista, ele não tinha ideia de quais fluxos de receita estavam contribuindo para aquele grande número mensal.

É difícil para mim ser crítico porque 90% dos proprietários de empresas provavelmente se identificam por nunca terem consultado seu plano de contas. Mesmo muitos controladores e CFOs são fracos em como estruturar um plano de contas robusto que produza facilmente e claramente as informações financeiras a gerência quer ver .

As empresas de software de contabilidade são parcialmente culpadas por isso. Eles sabem (especialmente os provedores de nível básico) que a maioria das pessoas teria dificuldades para configurar um plano de contas de qualidade. Para consertar isso, eles automatizar a parte de configuração e construir um plano de contas pré-fabricado no software.

Infelizmente, usar um plano de contas pré-fabricado é como tentar construir uma casa dos sonhos em uma fundação de concreto que serve para todos. A casa ficaria muito diferente do sonho e não seria muito funcional.

Sete etapas para construir o plano de contas perfeito

Existem três aspectos a serem considerados ao reiniciar um plano de contas:

1. O número de “caixas” ou contas.
2. A definição do que vai em cada caixa.
3. A forma como as caixas são organizadas.

Aqui estão as etapas a serem seguidas para lidar com cada um desses pontos e turbinar seu plano de contas para obter a visibilidade financeira de que sua empresa precisa.

1. Incêndio GAAP e impostos.

A maioria das pequenas empresas inicialmente configura sua contabilidade de acordo com o contador. À medida que a empresa cresce, os dados financeiros baseados em GAAP são necessários para os bancos, investidores e agências, como empresas de títulos. Freqüentemente, as finanças baseadas em GAAP são o fim da progressão.

Mas existe outro nível. Esse nível é contabilidade Gerencial , e é onde você cria relatórios financeiros com as informações você quer ver . Os CPAs fiscais e de auditoria ajustam seus relatórios para se adequarem a seus objetivos de qualquer maneira, então vá em frente e faça uma pausa completa. A nova meta são os relatórios financeiros que fornecem as métricas você precisa executar sua operação ao longo do ano.

Alguns contadores recomendam manter um plano de contas orientado para o GAAP e gerar dados financeiros orientados para o gerenciamento por meio de relatórios personalizados. Esses relatórios personalizados reúnem números de várias seções do plano de contas para obter o layout das demonstrações financeiras que o gerenciamento está procurando.

Essa abordagem pode funcionar, desde que você tenha recursos de relatórios personalizados. Na ausência disso, os CPAs fiscais e de auditoria contam com o software de relatórios personalizados para converter facilmente seu plano de contas orientado para o gerenciamento em seu formato. Apenas certifique-se de tornar isso mais fácil para eles, incorporando quaisquer contas especiais de que precisam às suas contas de gráfico remodeladas.

2. Defina a margem bruta.

A margem bruta é o lucro após a subtração dos custos diretos das vendas. O que são “custos diretos”? Essa é a grande questão. Todos concordam que mão de obra direta e materiais diretos são sempre custos diretos. Além disso, a definição é discricionária.

Por exemplo, de acordo com o GAAP, um custo fixo como a depreciação do equipamento seria um custo direto para um fabricante. No entanto, em um ambiente com foco gerencial, os custos fixos geralmente são mantidos fora da margem bruta, para evitar que sejam distorcidos por oscilações nas vendas.

Por exemplo, se a depreciação é de $ 50 por mês e as vendas são de $ 500 por mês, a depreciação é de 10% das vendas. Se as vendas aumentarem para US $ 1.000 em um mês, a depreciação ainda será de US $ 50 e agora será de apenas 5% das vendas. Nessa situação, as vendas - não a eficiência da produção ou melhor estimativa - mudaram a margem bruta. Isso pode ser enganoso, especialmente se os supervisores de produção forem compensados ​​nas métricas de margem.

Aqui está uma sugestão: Os custos diretos em suas demonstrações financeiras gerenciais devem ser iguais aos custos que você considera na cotação ou nos cálculos de preços. Se você considerar apenas a mão de obra direta e os materiais diretos ao fazer uma oferta de trabalho ou definir preços, esses devem ser os únicos custos diretos mostrados em suas finanças mensais. Dessa forma, você pode ver rapidamente se está atingindo a margem bruta que deseja ao cotar.

Alternativamente, se você incluir itens indiretos como depreciação e suprimentos em sua cotação, você deve incluí-los no cálculo da margem bruta em seus relatórios financeiros. Para fazer isso, dê uma olhada no ponto 3 abaixo.

Nem toda empresa utiliza margem bruta. Em certos setores, como publicidade, agricultura ou consultoria, a maior parte dos custos ocorre junto com a ampla categoria de despesas operacionais. Nesse ambiente, pode não ser necessário separar os custos entre diretos / indiretos e operacionais, e não haverá margem bruta nas finanças.

3. Pense bem nos custos indiretos.

Os custos indiretos são despesas indiretas que se relacionam diretamente com as vendas, mas não podem ser atribuídos diretamente a um produto ou trabalho específico. Os exemplos incluem salários de supervisor de fábrica, suprimentos incidentais (por exemplo, fita, cola, parafusos), reparos de máquinas, seguro de construção de loja, etc. Despesas como taxas de preparação de impostos, marketing e despesas legais não seriam consideradas custos indiretos, mas sim operacionais ou despesas gerais / administrativas.

A maioria das empresas escolhe uma métrica como horas de trabalho e estima uma taxa por hora de trabalho que 'esgota' esses custos indiretos ao longo de um mês ou ano. Por exemplo, considere um fabricante simples que no mês passado tinha $ 1.000 em suprimentos de fabricação e $ 1.000 em reparos de oficina, para um total de $ 2.000 de despesas indiretas. Os operários da produção trabalharam 200 horas naquele mês. Com base nisso, a empresa decide alocar custos indiretos para projetos futuros a uma taxa de $ 10 por hora ($ 2.000 de custos totais / 200 horas de mão de obra).

À medida que cada hora de custo de mão de obra é lançada no sistema, o custo indireto estimado de $ 10 por hora também é lançado automaticamente. Se os trabalhadores trabalharem 300 horas, $ 3.000 (300 x $ 10 por hora) de despesas indiretas serão lançados no módulo do projeto e nas demonstrações financeiras.

O conceito faz sentido, mas fica confuso quando essa entrada atinge as finanças. Ao contrário da despesa real com salários, os $ 3.000 são uma entrada de custo do projeto que não é paga em dinheiro. Conseqüentemente, a compensação não será em dinheiro, mas sim uma entrada de - $ 3.000 em uma conta de despesas indiretas aplicadas.

a melhor maneira de diferenciar os elementos do gráfico é usando

Em um plano de contas bem elaborado, essa conta de compensação é normalmente agrupada com as contas que recebem as despesas reais com suprimentos e reparos. Dessa forma, se os suprimentos e reparos reais totalizarem US $ 2.700 no mês, você poderá ver rapidamente que o custo indireto foi aplicado em excesso aos projetos (US $ 3.000 aplicados, em comparação com US $ 2.700 reais).

Este ponto não pretende ser um discurso sobre o custo do projeto, mas para criar consciência de que o plano de contas deve acomodar cuidadosamente a abordagem da organização para os custos indiretos. Pode ser um dos itens mais confusos em relatórios financeiros, especialmente se a abordagem não for bem organizada e simples.

O custo indireto se aplica a empresas orientadas a projetos, principalmente fabricantes e empreiteiros de construção. Empresas que não são orientadas a projetos, como varejistas e restaurantes, normalmente não incorporariam o custo indireto em sua estrutura de contas.

4. Organize as despesas operacionais para refletir as preferências do proprietário e corresponder ao nível de detalhes do orçamento.

Existem muitas maneiras de dividir dados. Por exemplo, Despesas de Refeições pode ser uma conta independente ou pode ser distribuída pelas categorias às quais as refeições se relacionam, como Marketing, Conferências ou Viagem.

Não existe uma maneira certa, mas o plano de contas deve refletir o que os usuários finais das finanças querem ver. É importante descobrir com a equipe de gestão como eles desejam tratar despesas como refeições ou assinaturas de tecnologia. Eles querem que eles sejam incluídos na categoria com a qual se relacionam (por exemplo, marketing ou finanças) ou querem vê-los isolados?

Como um aparte, para empresas sujeitas às regulamentações fiscais dos EUA, o Meals é um exemplo em que você desejará uma maneira fácil de fornecer ao seu contador um valor total independente no final do ano. Se você escolher distribuir Refeições em categorias relevantes, você ainda vai querer mantê-las em contas separadas dentro de cada categoria.

No final, o plano de contas, o orçamento e as preferências de gerenciamento devem estar alinhados em um sistema de contabilidade eficaz.

5. Use números de conta, se ainda não o fez.

Os números das contas são como os números das posições em um depósito. Números de conta básicos de cinco dígitos funcionam bem (quatro para uma configuração muito simples). A melhor prática é usar 10000s para contas de ativos, 20.000s para passivos, 29000s para patrimônio líquido, 30000s para vendas, 40000s-50000s para custos diretos / indiretos, 60.000-70000s para despesas operacionais / gerais e 80000-90000s para contas não operacionais como juros e impostos.

Distribua cuidadosamente os números da sua conta para deixar espaço para crescimento. Por exemplo, se a conta corrente comercial principal for 10.000, a conta corrente da folha de pagamento pode ser 10100. Depois disso, você pode pular para 11.000 para Contas a receber (normalmente a próxima categoria de ativo). Isso deixa 10200, 10300, etc. para dinheiro futuro e contas correntes, e deixa todo o grupo 11000 para outras contas a receber (por exemplo, contas a receber de funcionários ou entre empresas).

Para contas de receitas e despesas, recomenda-se arranjos entre pais e filhos para facilitar o resumo simultâneo e relatórios detalhados. Por exemplo, imagine uma empresa de tecnologia com três fontes de receita. A conta de nível pai para Vendas seria 30000 Vendas. Nenhuma transação seria lançada nessa conta. Abaixo dele podem estar as contas-filho: 31000 Sales-Web Design, 32000 Sales-Server Management e 33000 Sales-Hardware.

Evite mais de 2 ou 3 níveis de contas-filho. Por exemplo, 33000 Vendas-Hardware pode ser dividido em 33100 Vendas-Hardware-Computadores e 33200 Vendas-Hardware-Impressoras. Hardware-Impressoras poderia ser dividido em 33210 Hardware-Printers-HP e 33220 Hardware-Printers-Canon. Nesse ponto, mais detalhes podem ser mais prejudiciais do que ajudar e levar a uma contabilidade imprecisa. Geralmente é melhor ter menos detalhes e mantê-los precisos do que quantidades excessivas de detalhes que tendem a ser imprecisos.

Para elegância organizacional, mantenha os números e as descrições consistentes. Alinhe os números das contas de custos diretos com os números das contas de vendas correspondentes. Por exemplo, para rastrear o custo do hardware adquirido para revenda, você pode usar o número de conta 43000 COS-Hardware, que se alinharia numericamente com 33000 Vendas-Hardware (contas-filho também seriam alinhadas). A consistência é útil ao projetar relatórios financeiros ou fazer lançamentos de diário e também faz sentido para não contadores.

Por outro lado, alguns especialistas (especialmente implementadores de software e profissionais de TI) recomendam ter apenas algumas contas no plano de contas e, em vez disso, usar os relatórios detalhados nos vários módulos do software de contabilidade.

Por exemplo, você pode colocar todas as faturas do cliente em uma conta de vendas. Não haveria nenhum detalhe em suas demonstrações financeiras. Você obteria os detalhes acessando o módulo Vendas e executando relatórios de fatura, como Vendas por Categoria de Vendas ou Vendas por Cliente. Em algum nível, isso é feito de qualquer maneira. O módulo de folha de pagamento é outro que muitas vezes possui recursos de relatórios integrados que vão além de tudo o que o plano de contas forneceria. O módulo Projetos é outro. Então, por que não pular todos os detalhes do plano de contas e seguir esse caminho?

Embora pareça ótimo na teoria, na prática, as demonstrações financeiras são geradas e revisadas com fidelidade pela administração a cada mês. Relatórios detalhados de vários módulos muitas vezes requerem algum esforço para garantir que estejam vinculados às finanças e, por causa disso (e outras razões), não são consistentemente realizados. Incluir algum nível de detalhe no plano de contas é uma maneira prática de garantir que as informações-chave estejam sempre diante da equipe de gerenciamento.

6. Considere contas separadas para entradas importantes no final do mês.

Os bons relatórios financeiros de fim de mês são precisos, com grandes lançamentos contábeis não monetários. Por exemplo, se os salários ganhos de 18 a 31 de outubro forem pagos em 7 de novembro, um lançamento contábil manual deve ser lançado para mover a despesa em dinheiro de 7 de novembro para 31 de outubro, para tornar os dados financeiros de outubro precisos.

Se o valor do lançamento contábil manual estiver misturado com as contas de despesas salariais regulares, pode ser difícil ver quanto da despesa salarial se relaciona a pagamentos em dinheiro e quanto é acumulado. O mesmo é verdadeiro para entradas de diário complexas que ajustam valores de trabalho em andamento (WIP), ou entradas de faturamento acima / abaixo em empresas que trabalham com projetos de vários meses.

Pode ser útil canalizar essas entradas para contas separadas. Por exemplo, você pode ter uma conta pai 45000 Mão-de-obra direta e três contas filhas: 45100 Mão-de-obra de produção, 45200 Mudança na mão de obra acumulada e 45300 Mudança na mão-de-obra WIP. A granularidade torna fácil explicar o valor total acumulado de mão de obra para a equipe executiva, que tende a pensar apenas em termos de salários pagos em dinheiro naquele mês.

7. Maximize a funcionalidade do seu software de contabilidade.

Uma das vantagens de um plano de contas poderoso é que ele pode prolongar a vida útil até mesmo de um software de contabilidade básico. Freqüentemente, a frustração com relatórios financeiros pode ser corrigida por remodelando o plano de contas , em vez de passar pelo doloroso processo de migrando para um novo software .

Uma etapa importante é estruturar o plano de contas para maximizar a capacidade do software. Uma plataforma como o Microsoft Dynamics NAV utiliza apenas números de conta básicos mais marcas (“dimensões”) para codificar cada despesa para um local ou divisão específica. Uma plataforma como o Vista by Viewpoint utiliza segmentos de conta. A conta 40000.01.02 pode ser Materiais Diretos (40000) para a Divisão de Concreto (02) no local de Boston (01). QuickBooks e Xero fazem isso de outra maneira. Esteja disposto a modificar a estrutura de sua conta para trabalhar com o software, não o contrário.

Como os relatórios financeiros e o plano de contas estão intimamente ligados, também é importante considerar a capacidade de relatório financeiro do software ao renovar ou configurar o plano de contas. Por exemplo, se o software não permite que você reorganize a ordem das contas nas demonstrações financeiras, torna-se muito crítico como você organiza seu plano de contas.

A funcionalidade do plano de contas é provavelmente o atributo mais importante do software de contabilidade e dos relatórios financeiros. O software de nível básico com funcionalidade COA robusta pode funcionar por muitos anos. O contrário também é verdade.

ir para a estrutura de estratégia de mercado

Recentemente, consultei uma empresa de manufatura / varejo customizada de US $ 10 milhões que estava prestes a dividir seus registros contábeis (os registros, não a própria empresa) em duas 'empresas' separadas para poder obter a clareza de relatórios que desejavam desesperadamente. Ao fazer ajustes estratégicos em seu plano de contas e utilizar melhor os recursos de relatório de seu software, conseguimos obter a visibilidade financeira de que precisavam sem que eles embarcassem no que provavelmente seria um desastre de alto custo.

Um bom plano de contas é fundamental

Uma estrutura de plano de contas eficaz conduz direta ou indiretamente praticamente todos os relatórios financeiros. No entanto, muitas organizações ignoram esse conceito fundamental e mancam com as expectativas não atendidas.

Ao contrário de alguns problemas básicos, um plano de contas pode ser otimizado de forma relativamente rápida . Uma remodelação bem executada geralmente pode ser implementada em um mês e tem um efeito perceptível nos relatórios financeiros imediatamente.

Como a maioria das empresas (e CFOs) só define um plano de contas uma vez por década, pode ser um projeto ideal para terceirizar. Entre em contato com a ApeeScape se você gostaria de ajuda dando este passo simples, mas incrivelmente impactante, elevando sua organização para o próximo nível.

Compreender o básico

Quais são os cinco tipos de contas?

Os três tipos de contas de balanço: ativos, passivos e patrimônio líquido - e os dois tipos de contas de demonstração de resultados: receitas e despesas.

O razão geral é o mesmo que o plano de contas?

Não. O plano de contas é a lista de transações de contas. A contabilidade geral é o registro de todas as transações que entraram em cada conta da lista.

Por que um plano de contas é importante?

A estrutura do plano de contas determina o nível de detalhes disponível para relatórios financeiros. O plano de contas é, portanto, a base das demonstrações financeiras.

Qual é a finalidade de um plano de contas?

O plano de contas é uma lista organizada de contas ou 'baldes' nos quais registrar as transações contábeis. Sem um plano de contas, seria impossível ver rapidamente quais contas estão disponíveis para registrar uma transação.