Sumário executivo

Por que contas a receber atrasadas são um problema

• Os custos reais e ocultos das contas a receber vencidas são impressionantes. Eles incluem:
  1. Custo de oportunidade de gerenciamento de tempo e energia desperdiçada no tratamento de contas a receber.
  2. Perda de boa vontade com o cliente e maior probabilidade de o cliente falar negativamente sobre sua empresa ou se recusar a comprar novamente.
  3. Despesa de linha de crédito com juros para financiar operações durante o período de não pagamento.
  4. Potencial de estourar o limite da linha de crédito, o que cria falta de caixa e estresse adicional de gerenciamento.
  5. Despesa salarial para um contador enviar extratos e potencialmente revisar faturas.
  6. Custo do CFO e do auditor de demonstrações financeiras de final de ano para analisar a capacidade de cobrança das contas.

Como combater contas a receber vencidas

• Implemente uma mudança de paradigma nos depósitos: Um programa de entrada corretamente implementado pode literalmente tornar as contas a receber negativos. Como um bônus, um requisito de adiantamento ajuda a filtrar os clientes que podem não pagar a você no final.
• Crie uma cultura de explicação dos termos: as equipes de vendas vendem, mas são notoriamente fracas em explicar as expectativas de pagamento antecipadamente aos clientes. Deve estar enraizado na cultura da empresa pela gestão e fluir do gerente de vendas para baixo.
• Transforme o retrabalho em uma emergência: muitas vezes, o não pagamento tem suas raízes na insatisfação do cliente. Por causa disso, uma forma importante de evitar contas a receber em atraso é tratar o retrabalho como quase uma emergência.
• Designe a pessoa certa para examinar o RA diariamente: Sim, diariamente. E você terá que encontrar a 'forma' de o cliente se comunicar.
• Repense os termos de pagamento antecipado: Se você seguir as etapas 1–4 acima corretamente, talvez não precise dos termos de pagamento antecipado. No entanto, a maioria das empresas de sucesso oferece um desconto se um cliente pagar uma fatura dentro de um curto período de tempo (normalmente 10 dias).
• Use notas comerciais: Freqüentemente, clientes inadimplentes têm problemas de fluxo de caixa. Em vez de continuar a 'bater em um cavalo morto' fazendo ligações ou visitas intermináveis, quando chega a esse ponto, muitas vezes funciona melhor passar para uma nota de troca (basicamente um empréstimo formal).

Eliminar contas a receber vencidas é uma mentalidade

• É bastante comum as empresas permitirem que os recebíveis escapem.
• Em muitos casos, não há ninguém que monitore diligentemente ou mesmo se preocupe verdadeiramente com os saldos a receber.
• Todos na organização precisam entender e se preocupar com as contas a receber.
• A maioria das etapas para eliminar as contas a receber vencidas também se alinha com as etapas de administrar bem um negócio e tratar as pessoas com justiça e respeito. A implementação diligente dessas etapas, portanto, não apenas reduzirá as contas a receber, mas também colocará sua empresa em uma posição de força no futuro.

Adeus, contas a receber vencidas

Há alguns anos, trabalhei com uma empresa que tinha o que considero uma posição de recebíveis 'comum':

• $ 1.000.000 em contas a receber sobre vendas mensais de $ 1.250.000. Média de 25 dias de vendas no contas a receber.
• $ 60.000 das contas a receber estavam 90 dias após a data da fatura.

Um ano depois, eles estavam calculando a média:

• $ 625.000 em contas a receber sobre vendas mensais de $ 1.300.000 ou vendas de 14 dias em contas a receber.
• Apenas $ 3.000 das contas a receber estavam mais de 90 dias após a data da fatura.
• $ 45.000 de contas a receber antigas foram convertidos em notas promissórias que estavam sendo fielmente pagas e carregavam um saldo total restante de $ 39.000.

Como eles fizeram isso?

Antes de chegar à resposta, gostaria de sugerir que contas a receber vencidas são uma das frustrações mais comuns e sérias que os empresários enfrentam –E um dos mais facilmente evitáveis.

No meu trabalho como CFO freelance , Eu não posso começar a contar quantas contas a receber eu vi estragar. Se você tem negócios de qualquer tamanho há algum tempo, sabe do que estou falando.

Cada situação é diferente, mas descobri que um padrão comum é assim:

1. O vendedor da empresa faz uma venda para um cliente com pouca ênfase nas condições de pagamento.
2. A empresa entrega o produto ou serviço, mas a entrega está atrasada ou o produto final não atende às expectativas do cliente.
3. O cliente retém todo o pagamento até que o produto ou serviço seja aprimorado com perfeição.
4. A administração da empresa fica frustrada porque o cliente está usando o não pagamento para mantê-los como reféns até que o retrabalho seja feito.
5. Palavras tensas são trocadas entre a empresa e o cliente.
6. A situação se transforma em um buraco negro de desrespeito mútuo.
7. A fatura original começa a ficar obsoleta no cronograma de vencimento do AR.
8. O CFO avisa o contas a receber em atraso durante a revisão financeira do final do mês e faz menções à administração.
9. A gerência faz uma careta e chama o cliente de 'irracional', mas está 'bastante confiante' de que 'acabará pagando'.

A menos que você esteja no 95º percentil superior das empresas, esta é uma lista que você poderia recitar para mim enquanto dorme.

Por que contas a receber atrasadas são um problema

Os custos reais e ocultos das contas a receber vencidas são impressionantes. Eles incluem:

1. Custo de oportunidade de gerenciamento de tempo e energia desperdiçada no tratamento de contas a receber.
2. Perda de boa vontade com um cliente e maior probabilidade de o cliente: - Não comprar novamente. - Fale negativamente da sua empresa com os outros.
3. Despesa de linha de crédito com juros para financiar operações durante o período de não pagamento.
4. Potencial de estourar o limite da linha de crédito, o que cria falta de caixa e estresse adicional de gerenciamento.
5. Despesa salarial para um contador enviar extratos e potencialmente revisar faturas.
6. Custo do CFO e do auditor de demonstrações financeiras de final de ano para analisar a capacidade de cobrança das contas.

Essa não é uma lista completa. A negatividade e o cinismo que muitas vezes decorrem do conflito de contas a receber podem ter um impacto real no humor da administração e da empresa. O efeito deste e de outros intangíveis torna muito difícil quantificar verdadeiramente o custo total, mas provavelmente é maior do que a maioria dos empresários imagina.

Tem que ser assim?

o que o diretor financeiro faz

Quebrando o Ciclo

Como exatamente meu cliente (e o seleto grupo de empresas de médio porte como eles) controlou as contas a receber e se colocou em um caminho melhor?

Aqui está um guia de 6 etapas para quebrar o ciclo:

1. Implementar uma mudança de paradigma em depósitos . Muitas empresas e setores têm uma atitude derrotista de que pedir entrada 'nunca funcionará em meu setor'. Eu respeitosamente discordo. Um empreiteiro me contou como foi a uma conferência de construção e explicou aos outros empreiteiros como eles exigem um pagamento inicial de 10% sobre todos os trabalhos antes de iniciar o projeto. Seus amigos empreiteiros olharam para eles sem acreditar e perguntaram: 'como você faz isso?'

   Sua resposta? “Nós apenas pedimos.”

   O conceito parece simples, mas estou surpreso com a quantidade de empreendedores que não vê como os depósitos iniciais poderiam funcionar em seu setor. Os adiantamentos funcionam na contabilidade, construção, varejo, saúde ... praticamente qualquer situação que você possa imaginar. Mas é preciso uma equipe de gestão comprometida com o conceito e uma equipe de vendas confiante o suficiente para simplesmente “pedir dinheiro”.

   Um programa de entrada corretamente implementado pode literalmente gerar contas a receber negativas . Sim, você leu corretamente. Existem muitas empresas que arrecadam mais dinheiro do que entregaram produtos ou serviços. Os adiantamentos do cliente servem como uma linha de crédito que mantém o caixa da empresa positivo. Esse é um caso extremo de frear as contas a receber, mas não está fora de alcance em muitas situações.

   Como um bônus, um requisito de adiantamento ajuda a filtrar os clientes que podem não pagar a você no final. Isso também tira um cliente qualificado “fora do mercado” porque, uma vez que as pessoas tenham preenchido um cheque pequeno, é muito menos provável que continuem comprando.

2. Crie uma cultura de explicação de termos . As equipes de vendas vendem. Eles são compensados ​​pela venda. Freqüentemente, essa compensação é baseada em negócios fechados (não em vendas entregues ou cobradas). O foco é fazer com que os clientes assinem na linha pontilhada.

   No entanto, a ênfase em garantir as vendas pode resultar na ignorância de uma chave crítica para as cobranças: explicar as expectativas de pagamento antecipadamente ao cliente.

   Esta não é uma tarefa simples e improvisada. Envolve garantir:

   1. O cliente tem capacidade para pagar.
   2. As pessoas que controlam os fundos no cliente estão cientes dos termos e estão de acordo com os mesmos.
   3. O cliente entende que o pedido não será processado a menos que os termos sejam cumpridos.

   Os vendedores são notoriamente fracos nessas tarefas, a ponto de fazer sentido deixar outra pessoa cuidar dessa parte da transação. No entanto, a experiência me ensinou que funciona melhor quando o vendedor faz isso. Eles estão familiarizados com o cliente e estão mais bem posicionados para encontrar o momento certo para esclarecer as condições de pagamento. Eles também podem reforçar os termos ao longo do caminho.

   Ela deve estar enraizada na cultura da empresa pela administração e essa expectativa deve fluir do gerente de vendas até o mais novo estagiário de vendas. Todo membro da equipe de vendas precisa viver com um leve pavor de fechar um negócio sem essa discussão.

3. Faça o retrabalho uma emergência . Muitas vezes, o não pagamento tem suas raízes na insatisfação do cliente. Isso é particularmente verdadeiro para empresas em setores como construção, manufatura e varejo personalizado. Por causa disso, uma forma importante de evitar contas a receber em atraso é tratar o retrabalho como quase uma emergência.

   Isso requer uma mudança de cultura que envolve toda a empresa, não apenas a equipe de vendas. Por exemplo, em um ambiente de produção, o supervisor da loja e os trabalhadores da produção precisam estar cientes de que os trabalhos de retrabalho têm prioridade. Toda a força de trabalho da oficina também precisa entender que o controle de qualidade não se trata apenas de fazer as coisas certas da primeira vez - trata-se de receber o pagamento.

   Certa vez trabalhei com um fabricante que tinha uma abordagem de 'parar as impressoras' para retrabalho. Quando o produto voltou por qualquer motivo, a loja sabia que o trabalho era o primeiro na fila para ser reconstruído. Quando os clientes percebem que se esforçam para fazê-los felizes, isso ajuda a diminuir a dor da insatisfação. O esforço extra também encurta o período em que o cliente fica sem o produto ou serviço que solicitou. Ambos terão um efeito dramático no pagamento.

4. Atribua a pessoa certa para examinar o RA diariamente . Sim, diariamente. E, surpreendentemente, não precisa ser o contador, o gerente de vendas ou o proprietário. Trabalhei com uma empresa que tinha um entregador que assumiu a função de cobranças e fez um ótimo trabalho. Ele iria ao encontro dos clientes, conversaria com eles e receberia o dinheiro em atraso.

   O cliente no início deste artigo tinha uma pessoa com uma abordagem incrível para coleções. Ela controlava diariamente o dinheiro que entrava e o que restava para ser coletado. Ela fazia contato (principalmente ligações) diariamente conforme necessário para manter o fluxo de dinheiro.

   A outra coisa que aprendi com ela foi o procedimento exato para sacar dinheiro de quem paga lentamente. Ela ligaria para eles e apenas conversaria. Ela perguntou sobre eles e seus negócios e descobriu como as coisas estavam indo. Por fim (e ela demorou), ela abria a fatura e perguntava quando seria paga. Invariavelmente, eles diziam algo como 'bem, temos um cliente nos pagando na quinta e depois disso, colocaremos um cheque pelo correio'. Depois de ouvir um comentário como esse, a maioria das pessoas deixaria passar e torceria para que o cheque viesse conforme o prometido.

   Ela não. Ela mantinha anotações meticulosas e ligava no mesmo dia em que diziam que o cliente estava pagando. Se o cliente ainda não tivesse pago, ela ligaria de volta no dia seguinte, simplesmente exigindo do cliente o que ele disse que faria.

   números de cartão de crédito reais

   As pessoas querem intrinsecamente manter sua palavra, e ela incentivou isso, lembrando-as fielmente de seu compromisso. Com esse acompanhamento incessante, eles não apenas pagaram suas contas em atraso, mas muitas vezes pagaram em tempo hábil no futuro para evitar a burocracia.

   Uma observação importante sobre isso: você tem que encontrar a “maneira” como o cliente se comunica. Alguns clientes trabalham por e-mail, alguns por telefone, alguns com mensagens de texto, etc. Não cometa o erro de usar o método de comunicação preferido de sua empresa e esperar que o cliente responda.

5. Repense as condições de pagamento antecipado . Se você seguir as etapas de 1 a 4 corretamente, talvez não precise dos termos de pagamento antecipado. No entanto, na minha experiência, a maioria das empresas de sucesso oferece um desconto se um cliente pagar uma fatura dentro de um curto período de tempo (normalmente 10 dias).

   Esses descontos podem ter um impacto dramático nas vendas diárias de contas a receber. O cliente que mencionei no início viu seus recebíveis caírem 40% em vários meses após a implementação de um desconto de 2% se pago em 10 dias. Isso deu à conta corrente um estalo único de cerca de US $ 400.000.

   ferramenta de detecção de vazamento de memória java

   Se você fizer as contas, um desconto de 1 ou 2% para pagamento em 10 dias é uma taxa muito alta a pagar por ter dinheiro no bolso alguns dias antes. No entanto, como discutimos anteriormente, contas a receber vencidas também apresentam custos elevados, razão pela qual muitas empresas optam por pagar uma taxa excessiva para evitá-los completamente.

   Um cliente para o qual trabalhei ofereceu um desconto de 3% se o cliente pagasse integralmente no início do projeto. Se fosse apenas sobre o valor do dinheiro no tempo, teria sido uma proposta muito estúpida.

   Mas não se tratava apenas de dinheiro. Essa empresa vendeu um produto altamente personalizado e, invariavelmente, seus clientes tinham pelo menos uma expectativa não atendida quando o produto foi entregue. Retirando a cobrança em dinheiro da equação antecipadamente, ele eliminou o risco de contaminar o relacionamento com o cliente ao solicitar o pagamento no meio da fase de retrabalho.

   Uma abordagem relacionada, mas diferente, é simplesmente reduzir as datas de vencimento da fatura. Este conceito vem da Xero, o provedor de software de contabilidade. Analisando dados da fatura do cliente , eles descobriram que “as faturas com prazos de pagamento curtos têm maior probabilidade de vencer, mas você ainda recebe seu dinheiro mais cedo do que se der três ou quatro semanas para pagar”. Isso é resumido no gráfico a seguir:

   

   Uma palavra de cautela: prazos curtos sem descontos no pagamento antecipado podem fazer você parecer agressivo e irracional, especialmente em certos setores. Ao decidir sobre uma data de vencimento, considere como você se sentiria se recebesse sua própria fatura.

6. Use notas comerciais . Freqüentemente, os clientes inadimplentes têm problemas de fluxo de caixa. Em vez de continuar a “bater em um cavalo morto”, fazendo ligações ou visitas intermináveis, quando chega a esse ponto, geralmente funciona melhor passar para uma nota comercial (basicamente um empréstimo formal).

   Penso em um de meus clientes que tinha um cliente há sete anos que devia a eles US $ 100.000. Meu cliente concordou com um plano de pagamento e os proprietários da empresa inadimplente (que fechou) continuaram a tirar o saldo até hoje. Por meio de pequenos pagamentos mensais, combinados com alguns pagamentos maiores, o saldo caiu agora em torno de US $ 20.000. Se meu cliente os tivesse pressionado com toda a força de uma só vez ou ameaçado com uma ação legal, acho que a maior parte dos $ 100.000 teriam sido eventualmente cancelados.

   Esse método foi uma ferramenta que meu cliente no exemplo de abertura usou para coletar várias contas a receber de mais de 90 dias. Eles transferiram saldos obsoletos de A / R para contas a receber e começaram a cobrar pagamentos mensais moderados (geralmente em torno de US $ 1.000 por mês) completos com uma cobrança de juros razoável. Demorou cerca de 3 anos para reduzir o saldo a US $ 0, mas no final, praticamente tudo foi coletado. E ao implementar algumas das etapas 1 a 5, não havia novas contas a receber obsoletas para substituir as pagas.

   Aqui estão algumas dicas sobre como configurar notas comerciais:

   1. Sempre se encontre pessoalmente para discutir e assinar a papelada, se possível. Dirija 3 horas se for necessário.
   2. Pergunte ao cliente qual valor de pagamento mensal funcionará. Empurre-os um pouco, mas não muito. Eles devem ser capazes de efetuar o pagamento.
   3. Exigir saques automáticos ou transações de cartão de crédito pré-autorizadas. O cliente já provou que não pode enviar cheque; remova este obstáculo para eles.
   4. Cobrar juros (razoáveis). Se for um ponto crítico, você pode concordar anualmente em aplicar os juros ao saldo principal se eles fizerem os pagamentos fielmente durante o ano. A maioria das empresas, porém, fica satisfeita com uma cobrança de juros razoável.
   5. Certifique-se de sair da reunião com uma nota assinada e ALGUM DINHEIRO. Mesmo que seja $ 25, o negócio não será real para o cliente, a menos que ele parte com dinheiro vivo. Muito provavelmente eles podem pagar pelo menos $ 250 ou $ 500, ou mesmo uma quantia muito maior, dependendo do saldo em atraso e do tamanho da empresa.

Eliminar contas a receber vencidas é uma mentalidade

É bastante comum as empresas permitirem que os recebíveis escapem. Em alguns casos, não há ninguém que monitore diligentemente ou mesmo se preocupe verdadeiramente com os saldos a receber. Se alguém se importa (geralmente um proprietário), sente (muitas vezes com razão) que é o único que se importa.

O que me leva ao ponto de resumo: todos na organização precisam entender e se preocupar com o gerenciamento de contas a receber. É útil lembrar aos funcionários que os clientes, não a empresa, assinam os contracheques dos funcionários. Cada funcionário deve entender claramente a linha direta entre suas ações e o pagamento pontual pelo cliente.

A maioria das etapas para eliminar as contas a receber vencidas também se alinha com as etapas de administrar bem um negócio e tratar as pessoas com justiça e respeito. A implementação diligente dessas etapas, portanto, não apenas reduzirá as contas a receber, mas também colocará sua empresa em uma posição de força no futuro.

Compreender o básico

O que é um cronograma de vencimento de contas a receber?

Uma programação de vencimento de contas a receber agrupa as faturas em colunas com base no quanto estão atrasadas. Por exemplo, a primeira coluna pode mostrar faturas vencidas de 1 a 30 dias, a próxima coluna vencida de 31 a 60 dias e os próximos 61 a 90 dias.

Como você evita contas atrasadas?

Uma chave importante é a comunicação com o cliente antes que a conta esteja seriamente atrasada. Freqüentemente, o cliente não está pagando por um motivo e é importante descobrir qual é esse motivo e resolvê-lo.

O que é o processo de contas a receber?

O processo de contas a receber é o conjunto de etapas necessárias para faturar um cliente e receber o pagamento da fatura. O processo de contas a receber normalmente inclui a entrada da fatura e o pagamento no sistema contábil.