Os melhores designers de hoje são mais do que criadores; eles são facilitadores . Em um processo cada vez mais multidisciplinar, colaborativo e criativo que inclui muitos participantes, eles atuam como condutores que alinham e inspiram a equipe a dar o seu melhor.
Workshops de UX são provavelmente uma das melhores maneiras de colocar isso em prática. O surgimento de ideologias como Design Thinking , Lean UX , e Design Sprints transformaram os workshops de UX em uma necessidade e, para designers, a capacidade de facilitar um workshop de design é uma habilidade altamente desejável.
Um workshop de UX consiste em convidar sua equipe (outros designers, desenvolvedores, gerentes de produto, etc.) para uma sala de conferências, montando uma agenda em torno de um objetivo (por exemplo, criar um protótipo de uma nova funcionalidade de produto) e sugerir algumas técnicas colaborativas, como brainstorming e esboço. Você alcançará melhores resultados fazendo isso do que tentando gerenciar tudo sozinho - e como um bônus adicional, cultive uma equipe mais engajada e motivada.
Imagine fazer isso com membros remotos da equipe em uma ampla área geográfica, sem comunicação face a face, em uma situação em que é muito provável que ocorram problemas técnicos. Se conduzir um workshop de design com uma equipe co-localizada (todos no mesmo local físico) já é um desafio, sua versão remota pode ser uma frustração real e uma perda de tempo se você ignorar técnicas de facilitação críticas e testadas.
Vejamos algumas práticas testadas ao longo do tempo que ajudarão a fazer um workshop de UX remoto funcionar sem problemas. Também veremos o que acontece antes, durante e depois, e algumas das armadilhas que você deve procurar.
Antes do Workshop
Defina as funções do participante e obtenha ajuda
O planejamento e a facilitação de um workshop de design remoto requerem preparação e colaboração. É uma boa ideia delegar algumas tarefas a outras pessoas. Isso ajudará a evitar gargalos e surpresas desagradáveis durante o workshop - como ter que coletar notas e explicar as próximas etapas simultaneamente.
Existem duas funções que funcionam juntas na execução de um workshop de UX remoto: o líder do workshop e a assistente local :
O líder e facilitador do workshop
Esta é a pessoa (provavelmente você) que, entre outras coisas, irá “comandar o show”, gerenciar a colaboração e o tempo do workshop, definir o ritmo das atividades e manter os participantes envolvidos. Sua missão principal é ajudar a equipe a ser produtiva e manter o fluxo do workshop. Seja um Líder servo . Dependendo da técnica do workshop remoto, você também pode participar (por exemplo, você pode liderar uma sessão de prototipagem e esboço ao mesmo tempo).
O assistente local
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Dado que o facilitador só pode estar em um lugar de cada vez, cada um dos locais remotos deve ter um assistente local que pode contribuir com o resto da equipe. É importante ter alguém do outro lado para:
- Cuide da logística (reserve uma sala de conferências, agende o workshop com os participantes, etc.)
- Organize a sala e configure a tecnologia remota (veja abaixo)
- Obtenha materiais e suprimentos (Sharpies, Post-its, blocos de notas, etc.)
- Ajude a administrar o workshop
Prepare a sala e teste a tecnologia com antecedência
Nada é mais frustrante do que ter uma grande discussão ou geração de ideia interrompida por uma conexão perdida, uma falha de compartilhamento de tela, um eco excessivo na sala ou a percepção de que você não pode ver os detalhes do esboço que seu colega fez no papel e é um posicionamento infrutífero na frente da câmera para você ver e dar feedback. Esta lista pode ser longa.
Apesar do fato de que o desempenho final de uma oficina de experiência do usuário remota depende muito da tecnologia e da sala, muitos de nós ainda temos como certo que tudo dará certo. Essa suposição pode ser perigosa. Embora provavelmente não seja possível realizar um workshop de UX perfeito, com um pouco de planejamento e testes suficientes, você pode evitar a maioria das surpresas negativas. Certifique-se de ter:
- Uma conexão de Internet estável e um backup. Além de sua conexão primária com a Internet, proteja uma rede móvel como backup. A maioria das redes 3G / 4G atuais oferecem suporte a videoconferências em níveis aceitáveis. Esteja preparado para mudar rapidamente para sua conexão móvel, se necessário, e certifique-se de testá-la com antecedência!
- Um quarto silencioso, confortável e bem iluminado. Tanto quanto possível, tente evitar coisas como eco, interrupção de outras pessoas, luz forte (por exemplo, de janelas abertas, o que é desastroso para as câmeras), reflexos em quadros brancos ou muita escuridão. Se alguém estiver participando de um espaço compartilhado (como uma sala de escritório normal ou uma situação de coworking), certifique-se de que haja regras para ruídos e interrupções quando uma reunião estiver em andamento. Por exemplo, em meu trabalho anterior, desligamos algumas das luzes para que qualquer pessoa que entrasse repentinamente na sala soubesse que estava ocorrendo uma reunião remota.
- Equipamento de videoconferência apropriado. Existem toneladas de soluções específicas hoje que atendem a diferentes necessidades e orçamentos. Para uma configuração de uma pessoa, um fone de ouvido com microfone e a câmera HD em laptops modernos pode ser o suficiente. Para salas de conferência (e computadores desktop), marque este ferramenta online para encontrar a melhor solução de videoconferência para sua equipe .
- O software de colaboração certo. Para workshops de experiência do usuário remotos, é fundamental ter um excelente software de videoconferência, compartilhamento de arquivos e compartilhamento de tela. Diversas soluções oferecem tudo em um só lugar, como Google Hangouts, Slack e Zoom. Minha preferência por videoconferência e compartilhamento de tela é Ampliação (de longe), principalmente devido à incrível qualidade do vídeo, mas recomendo dar uma olhada em alguns análises de software para decidir por si mesmo.
Finalmente, depois de verificar os itens acima em sua lista, certifique-se de testar tudo bem antes do workshop. Em seguida, teste novamente se puder.
Seja realista ao facilitar um workshop de experiência do usuário
Planeje com antecedência com seu assistente local e decida quais técnicas e ferramentas de workshop você usará para os resultados que deseja alcançar.
- Explique e pratique as técnicas com o assistente local com antecedência, para que você esteja em sincronia durante o workshop.
- É importante calcular o tempo de cada tarefa com precisão - não seja muito otimista ao estimar as durações das atividades. Errar por permitir muito tempo.
- Agende intervalos para que os participantes possam reorientar suas energias.
- Finalmente, planeje algum tempo para corrigir problemas técnicos em potencial e outras questões que possam surgir durante o workshop (5 minutos por tarefa é bom). Eles vai acontecer.
Durante o Workshop
Equilibre as ferramentas digitais e físicas
Um dos desafios mais difíceis ao administrar uma oficina de experiência do usuário remota é encontrar uma combinação ideal de ferramentas digitais e físicas. É um equilíbrio delicado, pois ambos têm suas vantagens e desvantagens; é preciso escolher sabiamente.
O objetivo é manter o fluxo do workshop enquanto processa com eficiência o fluxo de dados (conteúdo) que ele gera. Você deseja que a equipe gere ideias rapidamente, mas também deseja obter o máximo dessas ideias, processando-as de uma forma que atinja o máximo de produtividade (agrupamento, fusão, divisão, priorização, etc.). Aqui estão duas estratégias diferentes para esta combinação:
Abordagem de workshop 1: Principalmente artefatos não digitais
Essa abordagem se aplica ao criar a maioria dos artefatos “analogicamente” usando caneta + papel e digitalizá-los posteriormente digitalizando ou tirando fotos. Essa abordagem é mais apropriada quando:
- A maior parte da equipe está em um local (apenas alguns participantes estão remotos)
- Você deseja aproveitar a velocidade e a liberdade do conteúdo gerado manualmente (esboços, post-its, etc.)
- O custo de digitalização e classificação das informações capturadas é baixo, ou seja, você não precisa modificar ou processar muito o conteúdo gerado (resumir, reescrever etc.)
Por exemplo, em um conceito de workshop chamado “ estúdio de design , ”Os participantes da sessão podem rapidamente esboçar à mão, capturar imagens com seu celular e compartilhar via Dropbox ou Folga . Outro exemplo é uma curta sessão de ideação em que você tem apenas alguns Post-its para priorizar (menos de 20) e alguém pode digitar rapidamente os Post-its em uma planilha para facilitar a classificação e priorização.
Naturalmente, existem algumas desvantagens nessa abordagem:
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- O risco de perder acesso a coisas que você não digitaliza. Imagine que, semanas ou meses depois, você precise revisitar o assunto - você se lembra que foi discutido, mas não consegue encontrar digitalizações ou fotos. A menos que você reserve um tempo para armazenar os post-its, mantê-los organizados e acessíveis, este não é um cenário desejável.
- Com artefatos digitalizados, não é possível 'copiar, colar, desfazer, duplicar, classificar' etc. facilmente, o que prejudica a produtividade.
Abordagem de workshop 2: principalmente artefatos digitais
Use essa abordagem ao usar ferramentas digitais para criar e gerenciar o conteúdo gerado pelo workshop (como quadros virtuais e planilhas online). Essa abordagem é mais apropriada quando:
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- Você deseja manter tudo o que foi criado (descobertas, ideias, esboços, etc.) facilmente acessível
- Você deseja editar e reorganizar o conteúdo rapidamente (copiar + colar, duplicar, filtrar, classificar, numerar, priorizar, por exemplo, como em um formato de planilha)
- A equipe é principalmente remota
Um bom exemplo de uso dessa abordagem de workshop é quando a equipe está criando diagramas de afinidade, mapas de empatia ou jornadas do usuário usando quadros virtuais.
Outro cenário que funciona com essa abordagem é quando você precisa coletar ideias em sessões de ideação. Em vez de post-its no quadro (físico ou virtual), você pode usar uma planilha on-line compartilhada onde cada participante digita suas ideias nas células da planilha (veja abaixo).
Você também pode acelerar o processo de seleção e priorização de ideias durante as sessões de brainstorming com o uso de cálculos automáticos e recursos de classificação. No exemplo abaixo, a equipe precisava escolher as melhores ideias entre mais de 40 que haviam feito brainstorming anteriormente. A planilha permitia votar nas melhores ideias e ordenar automaticamente a lista pelo número de votos. Todo o processo demorou menos de 8 minutos.
Os participantes da oficina votaram nas ideias (coluna B) inserindo pontos em uma escala de 5 a 1 em suas colunas atribuídas (colunas C a L). A planilha calculou então o total de pontos (votos) para cada ideia, permitindo ao facilitador classificar os resultados rapidamente (coluna M).
As desvantagens típicas desta estratégia são:
- Técnicas de oficina que requerem desenho (como esboços) e outras tarefas à mão livre (post-its) podem ser prejudicadas, a menos que haja uma ótima ferramenta de captura digital disponível
- Algumas pessoas da equipe não terão acesso às ferramentas digitais selecionadas (software, hardware adequado, etc.). Alguns fóruns virtuais online limitam o número de usuários gratuitos e adicionar o número necessário de participantes não é viável devido a restrições de orçamento
Um exemplo prático
Discutimos duas abordagens de workshop de UX (1: principalmente físico e 2: principalmente digital); no mundo “real”, você pode usar uma abordagem híbrida e combinar aspectos de ambas. Vamos imaginar um workshop de design de um dia para o qual poderíamos aplicar o seguinte método (considerando que tudo é feito por videoconferência):
| o que | Como (e usando qual ferramenta) | |
|---|---|---|
| 1 | Empatia |
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| 2 | Enquadramento do Problema |
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| 3 | Ideação |
|
| 4 | Prototipagem |
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Acelere o trabalho com modelos
Certifique-se de ter tudo pronto para usar quando o workshop começar: modelos, documentos pré-preenchidos, quadros virtuais, etc. Prepare-se diligentemente e não perca o tempo de todos configurando na frente deles.
Depois do workshop
Receba feedback, avalie e melhore
É uma boa ideia obter feedback de sua equipe após o workshop e identificar as áreas que podem ser melhoradas. A melhor hora para fazer isso é logo após o término, porque tudo ainda estará fresco. Por exemplo, como resultado do uso extensivo de tecnologia no caso de uma abordagem predominantemente digital, muitas armadilhas e falhas potenciais invariavelmente vêm à tona - discutir por que eles ocorreram e como evitar que isso aconteça novamente é um grande benefício para qualquer equipe.
Antes do workshop, prepare uma breve pesquisa online anônima e envie o link aos participantes logo após o workshop. Certifique-se de acompanhar cada aspecto como uma seção separada (equipamentos e técnicas usados, comunicações, tecnologia remota, software, duração do workshop, etc.) e deixe a equipe deixar comentários, não apenas avaliar ou marcar caixas.
Existem muitas outras maneiras de obter feedback pós-workshop - como pedir à equipe para colocar post-its na parede com comentários (físicos ou virtuais) ou fazer entrevistas individuais. Escolha aquele que melhor se adapta a você, mas não perca a oportunidade.
Cuide de seus artefatos digitais
Os recursos gerados durante o workshop são úteis não apenas durante o andamento, mas podem ser usados para uma discussão mais aprofundada ou como ponto de partida para outros workshops.
Em uma abordagem tradicional (ou principalmente não digital), é muito provável que você acabe com pilhas de post-its, notas manuscritas e esboços. Se for esse o caso, uma boa prática é manter pelo menos os artefatos mais importantes até ter certeza de que pode deixá-los ir. Você também tem a opção de digitalizá-los (tirar fotos, tabular em planilhas, etc).
aplicativo da web para aplicativo móvel
Em uma abordagem predominantemente digital, você não terá tanto papel para lidar, mas os artefatos digitais gerados ainda precisarão ser organizados, classificados e arquivados em algum tipo de sistema. É melhor não deixar uma lista confusa de arquivos incompletos e abandonados que causarão dores de cabeça no futuro - invista algum tempo logo após o workshop para organizá-los. Você pode fazer isso de duas maneiras:
- Crie um repositório centralizado e organizado para o workshop. Por exemplo, uma pasta mestre compartilhada com subpastas para cada técnica usada durante o workshop. Certifique-se de incluir links para placas virtuais e qualquer outra fonte / ferramenta externa.
- Certifique-se de que os artefatos principais estejam completos (esboços, planilhas, quadros virtuais, etc.). Quando não for possível terminá-los durante o workshop, se você acha que eles podem ser úteis no futuro, faça-o o mais rápido possível assim que terminar. Não confie na sua memória - meses depois, um esboço ou planilha inacabada pode não fazer sentido para você.
Embrulhar
Usando diferentes técnicas e ferramentas, workshops remotos de UX podem entregar os mesmos resultados que workshops co-localizados. Se feito da maneira certa, os benefícios de produtividade impulsionados pelas ferramentas de colaboração digital compensam a falta de discussão cara a cara.
Planejar e executar um workshop de design de UX remoto não é ciência do foguete, mas os muitos detalhes complexos e armadilhas potenciais exigem atenção. Apesar da preparação meticulosa, é improvável que você acerte tudo na primeira tentativa. A melhor coisa a fazer é relaxar, divertir-se com sua equipe e lembrar - cada workshop representa uma oportunidade de aprendizado e a próxima vez é sempre uma melhoria!
Deixe-nos saber o que você pensa! Por favor, deixe suas idéias, comentários e feedback abaixo.
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Leituras adicionais no Blog de design do ApeeScape:
- Os princípios do design e sua importância
- Os melhores portfólios de UX Designer - Estudos de caso e exemplos inspiradores
- Explorando os Princípios de Design da Gestalt
- Adobe XD vs. Sketch - Qual ferramenta de experiência do usuário é a certa para você?
- Os 10 produtos UX que os principais designers usam
Compreender o básico
O que é um design colaborativo?
O design colaborativo é um processo que cruza uma diversidade de ideias, funções e disciplinas. Ele reúne pessoas com origens e mentalidades contrastantes para trabalhar de forma colaborativa na fase de design do processo de UX. Também é útil para facilitar ideias, agendas e / ou técnicas de workshops de experiência do usuário.
Como você colabora?
As pessoas prosperam quando têm a chance de se comunicar e trabalhar bem juntas. Para que a colaboração seja eficaz, é importante criar um ambiente inclusivo e construir confiança; estabelecer metas de equipe e priorizar processos e responsabilidades; potencialize os pontos fortes dos membros e incentive o pensamento 'fora da caixa'.
O que é uma ferramenta de colaboração?
As ferramentas de colaboração ajudam os grupos a atingir um objetivo comum. Eles incluem ferramentas online como Slack, Trello e Asana, mas usar papel, post-its, flipcharts ou quadros brancos também é eficaz, seja como um processo autônomo ou no suporte de ferramentas online.
O que é design Lean UX?
Com ênfase em fases rápidas e iterativas, a UX enxuta é colaborativa, centrada no usuário, adaptável e eficiente. Uma metodologia multifuncional com um ciclo curto, que remove desperdícios, permite a experimentação contínua e está focada em obter um produto mínimo viável para o mercado (MVP) rapidamente.
O que é um design sprint?
O objetivo final de um sprint de design é trazer um MVP ao mercado rapidamente. É um processo de cinco fases que reúne uma pequena equipe focada na redução de riscos, definindo metas, validando suposições e decidindo sobre um roteiro antes de iniciar o desenvolvimento. Suas fases são: mapear, esboçar, decidir, protótipo e teste.
O que se entende por design thinking?
O Design Thinking é um método no qual vários stakeholders e usuários são parceiros colaborativos. O processo de design thinking pode ser dividido em cinco estágios: empatia, definição, idealização, protótipo e teste. Cada um deve ter tempo e os recursos adequados para criar um produto que atenda às necessidades das pessoas.
