Há alguns anos, a empresa para a qual trabalho deu um passo significativo ao migrar todos os seus 11.000 funcionários para o G Suite do Google. Consequentemente, desde então tenho usado produtos de planilhas (planilhas) e slides (apresentações) quase diariamente, aprendendo sua funcionalidade e experimentando novas formas de trabalhar.
Neste artigo, compartilharei alguns dos recursos mais úteis do Planilhas Google que aprendi no início, o que melhorou drasticamente minha produtividade. No final, também fornecerei uma introdução ao Google Apps Script, uma ferramenta poderosa para automatizar fluxos de trabalho e estender a funcionalidade do Planilhas Google. Em um artigo posterior, me aprofundarei no Google Apps Script e demonstrarei um tutorial para começar.
Não vou, no entanto, fazer uma comparação de recursos entre o Planilhas Google e o Excel; seus recursos mudam tão rapidamente que tal análise se tornaria redundante em semanas. Em vez disso, vou me concentrar nas vantagens do Planilhas Google e nas novas formas de trabalho que o surgimento das ferramentas de produtividade on-line possibilitou. Na minha experiência, existem muitos profissionais de finanças e negócios que ainda estão trabalhando com Excel planilhas da mesma maneira que muitos de nós aprendemos há mais de 10 anos, na era pré-nuvem. Trabalhei com muitas pessoas que, embora tenham mudado para o Planilhas Google, ainda o usam no antigo molde do Excel off-line, o que significa que perdem vários recursos de aumento de produtividade.
Além de listar as vantagens, também mencionarei alguns dos aspectos negativos que experimentei nessa mudança. Na verdade, existem apenas dois que se destacam: um é que muitos dos benefícios dependem da colaboração com outras pessoas, e aqui você descobrirá que a absorção desigual na organização limitará a rapidez com que alguns dos recursos podem ser usados. A outra é que o Excel não é uma ferramenta autônoma: existe um ecossistema de plug-ins por aí, muitos dos quais (ainda) não estão disponíveis para o Planilhas Google, o que significa que você, em alguns casos, pode acabar fazendo malabarismos com os dois aplicativos.
Vantagens do Planilhas Google
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1. Colaboração
O benefício mais imediato de usar o Planilhas é a capacidade de colaborar de maneiras totalmente novas. O “estilo antigo” de trabalho seria usar um arquivo mestre que alguém tem de “possuir”, que é então (no melhor caso) mantido em uma pasta de rede compartilhada ou meticulosamente enviado por e-mail.
É aqui que o Planilhas Google realmente brilha. Existem vários modos diferentes de colaboração, desde o assíncrono, onde você trabalha de forma independente e principalmente em momentos diferentes, no mesmo arquivo, até a edição colaborativa simultânea em tempo real. Com a edição assíncrona, você pode usar o recurso de comentário para alertar as pessoas e atribuir-lhes tarefas que podem então marcar como concluídas.
Editar uma planilha ao vivo com outros colegas é uma maneira poderosa de trabalhar. A produtividade de duas ou três pessoas altamente qualificadas com o Planilhas Google, criando rapidamente um modelo financeiro ou operacional em tempo real, é realmente impressionante em comparação com a antiga maneira de trabalhar. Os vários cursores em cores diferentes, movendo-se pela tela ao mesmo tempo para construir um modelo, são quase como um vídeo de uma pintura em lapso de tempo.
Também há espaço para diferentes tipos de participantes. Nem todo mundo precisa ser capaz de editar uma planilha. Existem níveis de direitos de acesso, o que garante que a segurança e a posteridade sejam mantidas sob controle, garantindo às pessoas adequadas o nível correto de acesso.
2. Trabalho em escala
Um dos equívocos que meus colegas e eu tínhamos era a noção de que o Planilhas é bom para pequenos cálculos - mais ou menos como uma calculadora avançada - mas não é útil para modelos ou conjuntos de dados maiores. Acontece que estávamos errados. Eu o usei para uma série de modelos operacionais e de avaliação maiores nos últimos anos e estou muito impressionado com o desempenho.
Recentemente, fiz alguns trabalhos de análise de dados extraídos de nosso ERP sistema, onde eu estava trabalhando com um conjunto de dados que tinha cerca de 10 folhas, cada uma variando em tamanho de aproximadamente 25.000 a 100.000 linhas e até 30 colunas (o Planilhas Google tem um limite de 5 milhões de células por pasta de trabalho). Cada uma dessas planilhas se complementa por meio de uma série das fórmulas tradicionais VLOOKUP, INDEX, MATCH e SUMIF. Copiar uma nova fórmula em uma coluna de cerca de 25.000 linhas levou cerca de 10 segundos no meu computador, o que está longe de ser instantâneo, mas não é um obstáculo devido a:
- O Planilhas mostra uma pequena e útil barra de progresso no canto da tela, o que é mais reconfortante do que a tendência do Excel de congelar e deixar você sem saber quando será concluído.
- Você também pode continuar trabalhando em outro lugar na pasta de trabalho ativa enquanto as células são atualizadas.
Conectando-se ao Google BigQuery
Para análise de conjuntos de dados (ainda) maiores, o Planilhas Google agora se conecta ao Google BigQuery , permitindo que você escreva e execute consultas SQL usando dados no Google BigQuery e obtenha os resultados diretamente no Planilhas.
3. Criação de gráficos e vinculação ao Apresentações Google
Folha de cálculo bruta (“ disputa ”) É uma parte importante da vida diária do profissional de finanças, mas mesmo a melhor análise tem valor limitado se você não for capaz de comunicar suas descobertas de uma forma convincente e convincente. Isso nos leva a dois outros itens básicos da caixa de ferramentas de finanças: gráficos e apresentações .
As apresentações no mundo do G Suite são feitas no Apresentações Google que, sem surpresa, parece o Microsoft PowerPoint. O link entre planilhas e slides funciona muito bem e torna mais fácil garantir que os gráficos e tabelas em sua apresentação estejam sempre atualizados por meio de um botão “Atualizar” que exibe os dados mais recentes da modelagem, cálculos e suposições subjacentes.
Ao iniciar qualquer projeto grande agora, uma das primeiras coisas que faço é criar dois documentos: um no Google Slides e outro no Google Sheets. Eles andam de mãos dadas de forma limpa durante todo o projeto, fornecendo aquela “fonte única de verdade” para todos os dados do projeto.
4. Controle de versão
Se você já teve a experiência dolorosa de uma falha na planilha além da recuperação, resultando em horas de trabalho perdido, você pode ter desenvolvido o hábito de salvar novos arquivos com frequência. Isso pode resultar em inúmeras iterações de arquivos com tediosas atualizações de versão (v3.4.0, v3.4.1, etc.)
Com os produtos do G Suite, é realmente possível ter apenas um arquivo ao longo da vida do projeto, graças ao controle de versão.
O controle de versão, acessível através de “Ver histórico de versão” no menu, permite que você veja todas as edições feitas em um documento desde o início por meio de uma linha do tempo útil, juntamente com o nome da pessoa que fez cada alteração. Isso mesmo - tudo é salvo instantaneamente. Não há necessidade de pressionar F12 a cada 5-10 minutos, incrementar o número da versão e salvar, apenas para ficar tranquilo sabendo que nada é perdido em caso de falha.
5. Vinculação entre planilhas em arquivos diferentes
A produtividade da nuvem torna a funcionalidade do link muito mais elegante e garante que ela realmente funcione! É possível fazer referência a outras pastas de trabalho no mundo offline do Excel, é claro, mas isso tende a ser frágil e quebra quando os arquivos são movidos para fora de seu local de pasta original. Freqüentemente, você verá células contendo referências obscuras a uma estrutura de pastas no disco rígido de alguém: C:userssmithjprojectsomegavaluation.
o IMPORTRANGE A função do Planilhas Google permite que você se conecte perfeitamente a outros arquivos do Planilhas. Independentemente de o arquivo ser movido ou renomeado, os dados sempre estarão vinculados e serão um problema a menos para você se preocupar.
6. Trabalho com plug-ins
Uma das razões pelas quais várias pessoas em minha empresa ainda usam Excel (e PowerPoint) é que há vários plug-ins que ainda não estão disponíveis para Planilhas e Apresentações Google. Os exemplos incluem o plug-in Smart View para a ferramenta Hyperion da Oracle e o plug-in @RISK que demonstrei em um guia para simulações de Monte Carlo . Da mesma forma, o PowerPoint plugin do think-cell oferece funcionalidade de gráfico que pode ser superior ao que é possível no Slides.
No entanto, o Google Sheets e Slides têm uma ampla funcionalidade chamada “Add-ons”, que desempenha uma função semelhante aos plug-ins do mundo da Microsoft. Infelizmente, a partir de julho de 2019, não havia suporte para os aplicativos empresariais mencionados acima e a natureza caseira do ecossistema de add-on significa que algumas das ofertas têm qualidade questionável. Isso significa que, em um contexto corporativo, ao trabalhar com dados confidenciais, às vezes hesito em usar add-ons.
7. Conectando-se a fontes de dados externas
Colocar os dados em uma planilha para trabalhar é uma necessidade fundamental e, sem que alguns dos plug-ins corporativos fiquem indisponíveis, o que é possível? Bem, felizmente, existem muitas opções. Além de ser compatível com arquivos do Excel, o Sheets oferece possibilidades infinitas por meio de consultas XML, HTML e RSS.
Existem algumas opções mais interessantes que vale a pena mencionar especificamente para aproveitar os dados no Planilhas. Para profissionais de finanças, o Fórmula GOOGLEFINANCE pode ser útil aprender sobre, o que permite extrair dados diretamente do Google Finance. Embora não seja comparável a um serviço profissional como a Bloomberg, é uma ferramenta excelente para informações públicas sobre ações e moedas.
Existem outras maneiras mais gerais de obter dados da web. A funcionalidade de extrair uma tabela ou lista HTML diretamente de um site pode, por exemplo, ser útil quando se trata de informações financeiras, de mercado ou outras disponíveis publicamente que você deseja recuperar e continuar trabalhando.
Além do Google BigQuery (discutido anteriormente), não há - no momento da escrita - nenhuma maneira simples para o usuário não técnico se conectar diretamente a um banco de dados, embora a funcionalidade está disponível para aqueles com acesso a habilidades e recursos de desenvolvedor.
Script do Google Apps
Isso, no entanto, nos leva ao Google Apps Script, uma ferramenta poderosa que abre possibilidades quase ilimitadas de estender e conectar não apenas o Planilhas, mas todas as partes do G Suite. Em um artigo futuro, abordarei essa funcionalidade com mais detalhes por meio de um tutorial de introdução prática.
Então, há um truque?
Tenho evangelizado o Planilhas e Apresentações Google neste artigo. No entanto, nem todos na minha organização sentem o mesmo! E eu acho que essa é uma de suas desvantagens: a falta de consenso sobre um formato, seja em software ou mesmo na vida cotidiana (pense em fitas de 8 faixas vs. fitas cassete), em última análise dilui o efeito geral. No caso do software de desktop, quanto mais as pessoas usam um determinado formato e entendem seus verdadeiros poderes, mais benefícios e eficiência são obtidos para todos na organização.
O Planilhas Google, como qualquer software, tem seus pequenos incômodos: um atalho de teclado que não é o que você esperava, um recurso que está faltando ou não se comporta da maneira que você deseja, etc. Em muitos casos, porém, isso também é um comparação injusta. Em ambientes corporativos e comerciais, muitas pessoas têm usado o pacote de produtividade da Microsoft ao longo de suas vidas profissionais, uma quantidade de experiência que não pode ser comparada aos primeiros meses (ou mesmo anos) de trabalho com um novo conjunto de ferramentas.
Colaboração é a chave
As planilhas são uma das ferramentas mais importantes, se não a ferramenta mais importante, para muitos profissionais de finanças e negócios. São nossas telas, nossos cadernos e nossos instrumentos! Gastamos centenas, senão milhares, de horas usando-os ao longo de uma carreira. Assim, como em qualquer ferramenta e ambiente de trabalho, precisamos que nossas experiências sejam, portanto, agradáveis e eficientes.
Resumindo, vi enormes benefícios de produtividade com os recursos de colaboração e outras inovações que vêm com o uso de aplicativos de produtividade baseados na Web, como o G Suite, em comparação com seus equivalentes de desktop tradicionais. Também há imensos benefícios em aprender a usar essas ferramentas além do nível elementar, como demonstrei neste artigo com aspectos de aumento de produtividade.
As vantagens do Planilhas Google, multiplicadas pelo grande número de horas gastas com essas ferramentas, podem resultar em ganhos enormes, beneficiando tanto o indivíduo quanto a organização. Conforme mencionado, estarei escrevendo outro artigo que entrará em detalhes sobre macros e scripts no G Suite. Eles são executados por meio da linguagem Google Apps Script e, como demonstrarei, oferecem um número aparentemente infinito de maneiras de automatizar e otimizar processos.
Portanto, se você ainda não trabalhou a sério com o Planilhas Google, recomendo enfaticamente que experimente. Você pode ficar viciado.
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Compreender o básico
As planilhas do Google são iguais ao Excel?
Como um aplicativo de planilha, o Google Sheets possui muitas funcionalidades semelhantes ao Excel. Seu principal diferencial, porém, é que ele é baseado em navegador da web e usa a linguagem Google Apps Script para macros (em vez de Visual Basic).
Quais são as vantagens do Planilhas Google?
A interface baseada em nuvem do Planilhas Google o torna muito acessível para exercícios colaborativos e acompanhamento de históricos de versão, sem a necessidade de arquivos separados.
